Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych obywateli Ukrainy w związku z nadaniem numeru PESEL oraz prowadzeniem przez ministra właściwego ds. informatyzacji rejestru obywateli Ukrainy

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych obywateli Ukrainy w związku z nadaniem numeru PESEL oraz prowadzeniem przez ministra właściwego ds. informatyzacji rejestru obywateli Ukrainy

Mimo że Ukraina leży poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) i nie stosuje się w niej Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), wobec każdej osoby, która przekracza granicę polską, stosowane są polskie i europejskie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Zapoznaj się z klauzulą informacyjną, w której znajdziesz informację o tym, jakie dane osobowe obywateli Ukrainy będą przetwarzane w związku z nadaniem numeru PESEL oraz zarejestrowaniem w rejestrze obywateli Ukrainy (podstawa prawna: Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa).

Czym jest numer PESEL
To jedenastocyfrowy symbol numeryczny, który jednoznacznie identyfikuje osobę fizyczną. Numer PESEL zawiera:
• datę urodzenia,
• numer porządkowy,
• oznaczenie płci
• liczbę kontrolną.
Numer ten identyfikuje osobę fizyczną np. w systemach informatycznych: ochrony zdrowia, ubezpieczeniowych i oświatowych.

Czym jest rejestr obywateli Ukrainy
Jest to rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Zarejestrowani są w nim obywatele Ukrainy:
• którzy wjechali na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium drugiego z tych państw,
• którym nadano numer PESEL na ich wniosek.
Kim jest administrator danych
Administratorami są:

1. Gmina Miejska Słupca reprezentowana przez Burmistrza Miasta, mająca siedzibę w Słupcy (62-400) przy ul. Kazimierza Pułaskiego 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL
2. Minister Cyfryzacji, z siedzibą w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskie 1/3:
   • odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
   • prowadzi rejestr obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL.
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w ramach ewidencji ludności.
   Kontakt z administratorem
   Z administratorem – wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta możesz się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
   Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji możesz się skontaktować:
   • mailowo na adres: sekretariat.dzs@mc.gov.pl,
   • pisemnie na adres siedziby administratora: Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa,
   • na adres korespondencyjny: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
   Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować:
   • mailowo na adres: iod@mswia.gov.pl,
   • przez formularz kontaktowy,
   • pisemnie na adres siedziby administratora: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa.
   Kontakt z inspektorem ochrony danych
4. Administrator – Burmistrz Miasta reprezentujący administratora Gminę Miejską Słupca wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail: iod@miasto.slupca.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
5. Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:
   • pisemnie na adres: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa,
   • mailowo na adres: iod@mc.gov.pl.
6. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się skontaktować:
   • pisemnie na adres: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa,
   • mailowo na adres: iod@mswia.gov.pl.
   Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych możesz się kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.
   Cel przetwarzania i podstawa prawna
   Celem przetwarzania danych przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta jest:
   • wprowadzenie twoich danych do rejestru PESEL,
   • udostępnianie ich w ramach tego rejestru.
   Celem przetwarzania danych przez Ministra Cyfryzacji jest:
   • utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
   • prowadzenie rejestru obywateli Ukrainy, którym nadano numer PESEL,
   • udostępnianie danych w ramach tego rejestru.
   Celem przetwarzania danych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jest:
   • sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
   Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze w związku z przepisem szczególnym ustawy.

Odbiorcy danych
Odbiorcami danych zgromadzonych w rejestrze PESEL są:

1. Centralny Ośrodek Informatyki – na podstawie powierzenia przez Ministra Cyfryzacji;
2. Podmioty:
   • służby; organy administracji publicznej; sądy i prokuratura; komornicy sądowi; państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
   • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
   • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania twojej zgody;
   • jednostki organizacyjne, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli dane po wykorzystaniu zostaną przez te jednostki tak zmienione, że nie będzie możliwe ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą;
   • osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą, że dane posłużą do weryfikacji danych adresowych i/albo zgonu;
   • podmioty odpowiedzialne za system identyfikacji elektronicznej oraz wydające środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej ‒ w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej (czyli narzędzia, którym możesz potwierdzić swoją tożsamość w Internecie);
   • kwalifikowani dostawcy usług zaufania, świadczący kwalifikowane usługi podpisu elektronicznego wpisani do rejestru.

Dane powyższym podmiotom udostępniają:
• wójt, burmistrz lub prezydent miasta,
• Minister Cyfryzacji,
• Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji,
zgodnie z ich właściwością.
Dane osobowe zgromadzone w rejestrze obywateli Ukrainy udostępniane są:
• Policji,
• Straży Granicznej,
• Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencji Wywiadu,
• Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
• Służbie Wywiadu Wojskowego,
• Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
• Służbie Ochrony Państwa,
• Urzędowi do spraw Cudzoziemców,
• ministrowi właściwemu do spraw pracy,
• ministrowi właściwemu do spraw rodziny,
• Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
• organowi właściwemu w sprawie świadczeń rodzinnych.

Jak długo będą przechowywane dane
Dane z rejestru PESEL, jak i z rejestru obywateli Ukrainy, nie będą usuwane.
Jakie masz prawa
Przysługuje ci prawo do:
• dostępu do twoich danych oraz danych osób, nad którymi sprawujesz opiekę prawną (np. dzieci),
• żądania ich sprostowania.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane do rejestru PESEL wprowadza organ gminy.
Dane do rejestru obywateli Ukrainy wprowadza organ gminy.

Obowiązek podania danych
Podanie danych jest obowiązkiem, który wynika z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.